会議を設定するときのポイント
会議を使って評価を上げる方法 http://www.geekpage.jp/blog/?id=2008/2/20
最近自分から会議を設定する機会が増えてきたので、目に留まった。
評価をあげるとかより、不毛な会議が嫌いなのでそうならないためのTipsをメモ。
- 会議の前にアジェンダを確認しておく
会議には必ずアジェンダ(議題)があります。議題からそれまくる会議はあまり有意義ではありません。
何が話し合われる会議であるかをあらかじめ把握しておけば、議題からそれた発言をする事も減ります。また、あらかじめ調べておくと良い可能性が高いもの等を把握する事も可能です。
- 会議で決定しなければならない事を確認しておく
大抵の会議は何かを決定するために行われます。決定しなければならない事を意識しない会議は、ダラダラと続く可能性が高くなります。決定事項を意識しながら発言を行えば、おのずと会議がスマートになっていくかも知れません。
たしかに
会議をやる前にこれくらいは最低限連絡しておくべき。
- 議題はなにか
- 目を通しておく資料はなにか
- なにを決めたら終わるか
- 議事録を取る
議事録を取る係りなどが決まっていない場合、誰も議事録を取らないという場合もあります。議事録が無い状態では、決定事項等が曖昧になることもあります。何か困った事が発生したときに、過去の議事録があれば非常に役に立ちます。
議事録を取る作業は面倒ではありますが、それ故に自ら進んでそれを行う人は重宝がられるのではないでしょうか。なお、議事録を取っているからと言って、会議に参加しないのはアウトです。議事録を取りつつも、会議に参加するという責任は果たさなければならないのが難しいところかも知れません。
また、議事録に残すべきではない/残して欲しくない発言もあります。そのような空気を感じたら、「議事録には残さない方が良いですか？」と聞いたり、ノートPCを明示的に閉じて議事録を取っていない事を示すのが良いかも知れません。
- 簡単な報告書/まとめを作製する
議事録は、議論の生情報です。生情報は蓄積と共に膨大な量になるため、非常に見にくいものです。
生情報である議事録と共に、簡単なまとめがあれば重宝されます。まとめを作る事に時間をかけ過ぎるのは本末転倒ですが、簡単なまとめを作っておくと良いのではないでしょうか。
耳が痛い。議事録を簡単にまとめて周知するとか
当たり前のことなんですけど、めんどくさいんですよね。
、、、めんどくさいとかいってられないです。
